Daugelis tam tikrų oficialių dokumentų, išverstų į užsienio kalbą, reikalauja specialaus patvirtinimo, jei norime, kad jie galiotų ir užsienyje. Šis oficialus patvirtinimas ir yra būtent apostilės žyma.
Žodis apostille kilęs iš prancūzų kalbos. Tariame jį kaip „apostil“, yra ir sulietuvintas apostilės pavadinimas. Apostilės žyma, šalia vertimo paslaugos, naudojama oficialiai patvirtinti tam tikrus oficialius dokumentus, pvz., notarinius aktus ir civilinės būklės aktų įrašus arba patvirtintus šių dokumentų vertimus.
Apostilė – tai konsulinė žyma, naudojama legalizuojant ir tvirtinant atitinkamus dokumentus, t. y. administracinius dokumentus, notarinius aktus ir oficialių dokumentų nuorašus, fizinių asmenų pasirašomus oficialius patvirtinimus, taip pat šeimyninius ryšius patvirtinančius dokumentus, šeimyninę padėtį ir šeimos sudėtį patvirtinančius dokumentus, diplomus, pažymas dėl asmens teistumo bei dokumentus, kuriuos išduoda valstybės ir savivaldybės institucijos ar pareigūnai, prokurorai, teismo pareigūnai ar teismo sprendimus vykdantys asmenys. Tokie apostile tvirtinami dokumentai privalo būti įskaitomi ir tvarkingi. Tais atvejais, kai tvirtinamus dokumentus sudaro daugiau nei vienas puslapis, jie turi būti tinkamai surišami. Kiekvienas iš jų yra tvirtinamas atskirai, t. y. atitinkamų dokumentų priedai yra laikomi atskirais dokumentais.
Apostilės žymą naudojame ir užsienio oficialių dokumentų legalizavimui. Šį patvirtinimą dokumento turėtojo prašymu išduoda šalies, kurioje buvo išduotas dokumento originalas, kompetentinga institucija.
Kada būtina naudoti apostilės žymą?
Apostilės žymą naudojame tada, kai norime naudoti oficialų dokumentą užsienyje. Patvirtinta apostilė laikoma autentiška ir oficialia, todėl turi juridinę galią. Apostilės žymos suteikimas yra ne kas kita, kaip patvirtinimas, kad nurodytas dokumentas yra galiojantis ir autentiškas.
Kur taikoma apostilė?
Tarptautiniams susitarimams, kuriose aprašoma apostilės žyma, kurioms taikomos 1961 m. spalio 5 d. Hagos konvencijos, kurią pasirašė 117 šalių, nuostatos. Jų sąrašą galite rasti svetainėje hcch.net arba Užsienio reikalų ministerijos Legalizavimo biure. Konvencija panaikino reikalavimą legalizuoti oficialius dokumentus ir įvedė teisinę galią turinčią apostilės žymą.
Kas būna, jei valstybė nėra Hagos konvencijos šalis?
Šalyse, kurios nėra Hagos konvencijos šalys, galioja skirtingos užsienio dokumentų legalizavimo taisyklės. Jį sudaro dokumento kilmės šalies konsulinis pareigūnas.
Europos Sąjungos daugiakalbė standartinė forma
Nuo 2019 m. vasario mėn. pradėjo galioti ES Parlamento ir Tarybos patvirtina taisyklė, suteikianti teisę užsienio piliečiams prašyti naujų, daugiakalbės formos, viešų dokumentų, patvirtinančių atitinkamus asmens duomenis (gimimą, faktą, kad asmuo yra gyvas arba miręs, santuokos sudarymą, (nuolatinės) gyvenamosios vietos adresą ir teistumą). Esminis pokytis lyginant su anksčiau galiojusia tvarka yra tai, kad tokių daugiakalbės formos dokumentų nebereikia legalizuoti, versti ir tvirtinti apostile.
Asmeniui prašant, Lietuvos Respublikoje tokios daugiakalbės standartinės formos gali būti pridedamos prie tokių dokumentų kaip gimimo įrašą, mirties įrašą, santuokos įrašą liudijančių išrašų, pažymų, patvirtinančių kliūčių sudaryti santuoką nebuvimą, taip pat pažymų apie atitinkamo asmens deklaruotą gyvenamąją vietą bei įtariamųjų, kaltinamųjų ir nuteistųjų registro pažymų.
Valstybės, kurių asmens duomenų išrašai galioja be legalizavimo ar tvirtinimo apostilės žyma
Civilinės būklės aktų įrašų išrašai (gimimo, santuokos sudarymo, mirties fakto konstatavimo), kurie yra išduoti pagal 1976 m. rugsėjo 8 d. Vienos konvencijoje patvirtintą formą vienoje iš valstybių, kuri yra prisijungusi prie šios Konvencijos, Lietuvoje priimami be jokių papildomų formalumų (legalizavimo, tvirtinimo apostile ar vertimo).
Dokumentai, išduoti Estijoje, Rusijoje, Latvijoje, Moldovoje ir Ukrainoje
Dokumentų, kurie yra išduoti Estijoje, Rusijoje, Latvijoje, Moldovoje ir Ukrainoje legalizuoti ar tvirtinti apostile nereikia (vienintelis galiojantis reikalavimas – būtinas dokumentų vertimas į lietuvių kalbą).
Dokumentai, kurie buvo išduoti iki 1990 m. kovo 11 d., ir ant kurių yra atvaizduota Lietuvos Tarybų Socialistinės Respublikos (LTSR) atributika, nėra nei legalizuojami, nei tvirtinami apostile. Tokius dokumentus yra būtina pakeisti naujais dokumentais.
Dvigubas legalizavimas
Tokiu atveju, kai atitinkamas civilinę būklę nurodantis dokumentas yra išduodamas šalyje, kuri nėra prisijungusi prie Hagos konvencijos, tokį dokumentą yra būtina legalizuoti ne tik užsienio šalies institucijoje, kuri yra atsakinga už dokumentų legalizavimą jų naudojimui užsienyje, bet ir Lietuvos diplomatinėje atstovybėje užsienyje arba Lietuvos Respublikos Užsienio reikalų ministerijoje.
Bendradarbiaujant su užsienio partneriais ar kreipiantis į valstybines institucijas, paprastai reikalingas ne tik dokumentų vertimas į užsienio kalbą, bet ir jo patvirtinimas notaro ar vertimų biuro antspaudu. ,,Skrivanek“ vertimo paslaugos Vilniuje, gali sklandžiai išpildyti visus šiuos poreikius. Jei Jums reikalingi vertimai Vilniuje su notaro patvirtinimu, neabejotinai kreipkitės į mus ir patikėkite visus rūpesčius profesionalams.