Kai organizatorius užsako vertimą žodžiu, dažniausiai mato tik galutinį rezultatą – renginyje dirbančius vertėjus, ausines dalyviams ar sklandžią komunikaciją tarp skirtingomis kalbomis kalbančių žmonių.
Tačiau iki renginio dienos vyksta nemažai darbo, kurio dalyviai dažniausiai nepastebi. Kiekvienas projektas prasideda nuo užklausos, tačiau nuo jos iki renginio įgyvendinimo tenka priimti dešimtis sprendimų, kurie vėliau lemia, ar viskas vyks sklandžiai.
Šiame straipsnyje dalinamės, kaip atrodo vertimo žodžiu projekto kelias iš mūsų pusės.
Pirmasis žingsnis – suprasti ne tik ko klientas prašo, bet ir ko jam iš tikrųjų reikia
Dažniausiai pirmiausia gauname užklausą el. paštu arba telefonu. Joje klientas nurodo pagrindinę informaciją: renginio datą, kalbas, vietą ir preliminarų poreikį.
Vis dėlto praktika rodo, kad pradinėje užklausoje retai būna visa informacija, reikalinga tiksliai suplanuoti projektą.Todėl pirmasis mūsų darbas – išsiaiškinti detales.
Klausiame apie renginio formatą, auditorijos dydį, programą, planuojamą trukmę, dalyvių kalbas ir kitus aspektus, kurie gali turėti įtakos vertimo sprendimui.
Jeigu planuojate užsakyti vertimą žodžiu ir norite žinoti, kokia informacija dažniausiai reikalinga, rekomenduojame perskaityti mūsų straipsnį „7 dalykai, kuriuos reikia suplanuoti prieš užsakant vertimą žodžiu“.
Kartais vieno laiško neužtenka
Ne visi projektai yra vienodi. Kai kuriais atvejais iš užklausos matome, kad reikėtų detaliau aptarti renginio eigą arba įvertinti galimus rizikos veiksnius. Tuomet pasiūlome trumpą skambutį arba susitikimą. Tokie pokalbiai dažnai padeda išspręsti klausimus, apie kuriuos klientas dar net nebuvo pagalvojęs.
Pavyzdžiui, organizatorius gali būti numatęs sinchroninį vertimą, tačiau neįvertinęs, kad renginyje dalyvaus ir nuotoliniai pranešėjai. Arba gali paaiškėti, kad daliai auditorijos reikės papildomo vertimo kanalo kita kalba.
Mūsų tikslas nėra tiesiog atsakyti į užklausą. Siekiame įvertinti visą situaciją ir pasiūlyti sprendimą, kuris veiks realiomis renginio sąlygomis.
Prasideda nematoma projekto dalis
Kai surenkame visą reikalingą informaciją, prasideda planavimo etapas. Šiuo metu klientas dažniausiai nieko nemato, tačiau būtent čia priimami svarbiausi sprendimai.
Vertiname:
- kokio tipo vertimas geriausiai tinka
- kiek vertėjų reikės
- kokios kompetencijos specialistų ieškosime
- ar reikalinga techninė įranga
- ar reikės papildomų techninių sprendimų nuotoliniams dalyviams
Jeigu renginys specializuotas, ieškome vertėjų, turinčių konkrečios srities patirties. Technologijų konferencijai ir medicinos kongresui dažniausiai parenkami skirtingi specialistai, net jei kalbų kombinacija yra ta pati.
Sprendimus deriname ne tik su klientu
Kai projektui reikalinga techninė įranga, vertėjų kabinos ar nuotolinio vertimo platformos, į procesą įtraukiame ir partnerius. Įvertiname galimus sprendimus, jų technines galimybes ir pritaikymą konkrečiam renginiui.
Tik tuomet klientui pateikiame pasiūlymą, kuris apima ne tik vertėjus, bet ir visą reikalingą infrastruktūrą. Tokiu būdu organizatoriui nereikia koordinuoti kelių skirtingų tiekėjų ar savarankiškai spręsti techninių klausimų.
Užsakymas patvirtintas. Kas vyksta toliau?
Patvirtinus projektą prasideda pasirengimas renginiui. Iki sutarto termino klientas perduoda papildomą informaciją, kuri gali būti naudinga vertėjams:
- prezentacijas
- renginio programą
- pranešėjų sąrašą
- terminų žodynus
- ankstesnių renginių medžiagą
Kuo anksčiau ši informacija pasiekia vertėjus, tuo daugiau laiko jie turi pasirengti.
Kartais klientai nustemba sužinoję, kiek pasirengimo vyksta iki renginio dienos. Specializuotuose projektuose vertėjai dažnai skiria nemažai laiko terminijos analizei ir temos peržiūrai dar prieš prasidedant renginiui.
Kai reikia, organizuojame bandomąjį testą
Bandomajį testą ypač dažnai tai darome nuotoliniuose arba hibridiniuose renginiuose. Nors šiuolaikinės platformos yra patikimos, praktika rodo, kad techninius klausimus geriausia išspręsti dar prieš renginį.
Bandomojo prisijungimo metu patikrinama:
- garso kokybė
- mikrofonai
- vertimo kanalai
- prisijungimo teisės
- platformos nustatymai
Kartais toks testas trunka vos keliolika minučių, tačiau gali padėti išvengti problemų, kurios renginio dieną kainuotų gerokai daugiau laiko ir streso.
Renginio dieną svarbiausia – būti pasiruošus netikėtumams
Net ir kruopščiausiai suplanuoti renginiai retai vyksta lygiai taip, kaip buvo numatyta programoje. Pasikeičia pranešėjų eiliškumas, užsitęsia diskusijos, atsiranda papildomų klausimų iš auditorijos arba paskutinę minutę atsiunčiama atnaujinta prezentacija.
Todėl renginio dieną svarbu ne tik profesionalūs vertėjai, bet ir sklandi komunikacija tarp visų projekto dalyvių. Būtent dėl to projektų vadovai viso proceso metu palaiko ryšį tiek su klientu, tiek su vertėjais ir technine komanda.
Projektas nesibaigia užsidarius konferencijų salės durims
Po renginio visada pasiteiraujame kliento, ar viskas pavyko taip, kaip tikėtasi. Mums svarbu ne tik tai, ar vertimas buvo kokybiškas, bet ir kaip veikė visas organizacinis procesas. Surinktą grįžtamąjį ryšį fiksuojame būsimiems projektams.
Pavyzdžiui, jei klientui ypač patiko konkretus vertėjas ar vertėjų komanda, ateityje pirmiausia stengiamės pasiūlyti tuos pačius specialistus. Ilgainiui tai leidžia geriau pažinti kliento poreikius ir kiekvieną naują projektą organizuoti dar sklandžiau.
Dažniausiai užduodami klausimai
Kiek informacijos reikia pateikti užsakant vertimą žodžiu?
Kuo daugiau informacijos gauname apie renginį, tuo tiksliau galime pasiūlyti tinkamą sprendimą. Dažniausiai prašome nurodyti renginio datą, vietą, kalbas, trukmę, dalyvių skaičių ir renginio pobūdį. Jei kažko trūksta, padedame viską išsiaiškinti projekto planavimo metu.
Ar galiu kreiptis, jei dar nežinau visų renginio detalių?
Taip. Dažnai klientai kreipiasi dar planavimo etape. Tokiu atveju galime patarti, į kokius aspektus verta atkreipti dėmesį ir kokios informacijos reikės galutiniam pasiūlymui parengti.
Ar padedate nuspręsti, kokio tipo vertimas reikalingas?
Taip. Jei nesate tikri, ar jūsų renginiui reikalingas sinchroninis, nuoseklusis ar kitas vertimo formatas, įvertiname renginio tikslus ir rekomenduojame tinkamiausią sprendimą.
Kada reikėtų pateikti prezentacijas ir kitą medžiagą vertėjams?
Rekomenduojame tai padaryti kuo anksčiau. Kuo daugiau laiko vertėjai turi pasirengti terminijai ir renginio temai, tuo sklandesnis ir tikslesnis būna vertimas.
Ar organizuojate bandomuosius prisijungimus prieš nuotolinius renginius?
Taip. Nuotoliniams ir hibridiniams renginiams dažnai rekomenduojame trumpą techninį testą, kurio metu patikrinama garso kokybė, prisijungimai ir vertimo kanalų veikimas.
Ar galima renginiui paskirti tuos pačius vertėjus kaip ir ankstesniam projektui?
Jeigu specialistai yra laisvi numatytą dieną, visuomet stengiamės atsižvelgti į kliento pageidavimus. Ilgalaikiuose projektuose tai dažnai padeda užtikrinti dar sklandesnį bendradarbiavimą.
Kas nutinka, jei renginio programa pasikeičia paskutinę minutę?
Tokios situacijos renginių organizavime nėra retos. Svarbiausia apie pokyčius informuoti kuo greičiau. Tuomet galime operatyviai perduoti informaciją vertėjams ir prireikus pakoreguoti pasirengimą.
